1. Responsable del tratamiento

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Responsable: AICO MEETINGS SL
CIF: B44835718
Dirección: Paseo San Juan Bosco, 8, 1º puerta 2, 12530 Burriana (Castellón), España
Correo electrónico de contacto: secretaria@aicomeetings.com

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AICO MEETINGS SL (en adelante, “AICO MEETINGS”) actúa, con carácter general, como responsable del tratamiento de los datos personales que trata en el desarrollo de su actividad, incluidos los datos recogidos a través de este sitio web.

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En determinados servicios prestados como secretaría técnica de eventos, AICO MEETINGS SL podrá actuar como encargado del tratamiento por cuenta de la entidad organizadora del evento. En dichos casos, el tratamiento de los datos personales se realizará siguiendo exclusivamente las instrucciones del responsable del tratamiento y conforme al correspondiente contrato de encargo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).

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2. Datos personales que se recogen

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AICO MEETINGS puede recoger y tratar los siguientes datos personales:

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• Datos identificativos: nombre, apellidos.

• Datos de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono.

• Datos profesionales: centro de trabajo, especialidad, cargo profesional, país.

• Datos relacionados con la asistencia a eventos: inscripción, confirmación de asistencia, participación presencial u online.​

 

No se recogen datos especialmente protegidos salvo que sea estrictamente necesario y siempre conforme a la normativa aplicable.  AICO MEETINGS SL no trata datos de pacientes ni datos clínicos. Los datos personales tratados se refieren exclusivamente a asistentes y profesionales sanitarios en el ámbito de eventos científicos y formativos y son facilitados directamente por los propios interesados.

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3. Finalidades del tratamiento

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Los datos personales se tratarán con las siguientes finalidades:

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• Gestión de inscripciones y asistencia a eventos, congresos, reuniones científicas y actividades formativas.

• Comunicación con los asistentes, incluyendo el envío de confirmaciones, información logística, recordatorios y actualizaciones relacionadas con el evento.

• Gestión operativa del evento, control de accesos, acreditaciones y elaboración de listados de asistentes.

• Cumplimiento de obligaciones legales, administrativas, fiscales y regulatorias.

• Gestión de sistemas informáticos y seguridad, garantizando la integridad y confidencialidad de la información.

• Gestión administrativa y económica de la participación de profesionales sanitarios, incluyendo la formalización y pago de honorarios, cuando resulte aplicable.

 

4. Base legal del tratamiento

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El tratamiento de los datos personales se realiza conforme a las siguientes bases legales, de acuerdo con el artículo 6 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD):

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• Artículo 6.1.b RGPD: ejecución de un contrato o aplicación de medidas precontractuales (gestión de inscripciones y servicios asociados a eventos).

• Artículo 6.1.f RGPD: interés legítimo de AICO MEETINGS en la correcta organización y gestión de eventos, así como en garantizar su seguridad y funcionamiento.

• Artículo 6.1.c RGPD: cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

• Artículo 6.1.a RGPD: consentimiento del interesado, cuando resulte aplicable.

 

5. Destinatarios de los datos

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Los datos personales podrán ser comunicados a:

• Entidades organizadoras de los eventos (sociedades científicas, instituciones, empresas), en calidad de responsables del tratamiento.

• Proveedores de servicios necesarios para la correcta prestación del servicio (plataformas tecnológicas, servicios informáticos), actuando como encargados del tratamiento y bajo contrato conforme al RGPD.

• Autoridades públicas cuando exista una obligación legal.

 

No se prevén transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo. En caso de que, para la correcta prestación del servicio, sea necesario utilizar proveedores tecnológicos ubicados fuera de la Unión Europea, AICO MEETINGS SL garantizará que dichas transferencias se realicen con las garantías adecuadas, conforme a lo establecido en los artículos 44 y siguientes del RGPD (decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos legalmente válidos).

 

6. Plazo de conservación

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Los datos personales de los asistentes a eventos se conservarán durante el tiempo necesario para la correcta gestión y ejecución del evento y, posteriormente, durante un plazo máximo de cinco (5) años, salvo que resulte de aplicación un plazo superior por obligación legal o regulatoria.

Los datos tratados con fines administrativos, contables y fiscales se conservarán durante los plazos exigidos por la normativa aplicable.

Una vez finalizados dichos plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

 

7. Seguridad de la información

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AICO MEETINGS aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, evitando la pérdida, el uso indebido, el acceso no autorizado o la divulgación de los datos personales.

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8. Derechos de las personas interesadas

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Las personas interesadas pueden ejercer los siguientes derechos:

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• Acceso a sus datos personales.

• Rectificación de datos inexactos o incompletos.

• Supresión de los datos cuando ya no sean necesarios.

• Limitación del tratamiento.

• Oposición al tratamiento.

• Portabilidad de los datos, cuando resulte aplicable.

 

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, el interesado podrá retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

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Para ejercer estos derechos, puede enviar una solicitud a:

secretaria@aicomeetings.com

 

Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

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9. Actualizaciones de la política de privacidad

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AICO MEETINGS se reserva el derecho a modificar la presente Política de Privacidad para adaptarla a novedades legislativas o cambios en sus actividades. Las actualizaciones se publicarán en esta misma página.